Määritelmä: Asiakirjan käsittely

Tiedonhallintalaki 2§: asiakirjan käsittelyllä tarkoitetaan asiakirjan vastaanottamista, laatimista, tallentamista, katselua, muuttamista, luovuttamista, kopiointia, siirtoa, välittämistä, hävittämistä, säilyttämistä, yhteiskäyttöä ja arkistointia sekä muita asiakirjaan kohdistuvia toimenpiteitä.


Asiakirjan käsittely liittyy asiakirjojen tai siihen sisältyvien tietojen käsittelyyn kaikissa asiakirjojen tai tietojen elinkaaren vaiheissa.

Viranomaisen asiakirjan tai tietojen käsittelyllä tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan asiakirjoja tai tietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Nämä toimet tai toiminnot voivat olla esimerkiksi asiakirjojen tai tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista,

Salassa pidettävien asiakirjojen tai tietojen käsittelyssä tulee varmistaa tietojen salassa pysyminen ottamalla huomioon vähintään seuraavat näkökulmat:

  • Asiakirjojen tai tietojen käsittelijöiden käyttö- ja pääsyoikeudet, käyttö- ja käsittelyvaltuudet sekä mahdollisuudet muuttaa niitä.
  • Fyysiset toimitilat, joissa asiakirjoja tai tietoja käsitellään manuaalisesti tai digitaalisesti. Fyysisten toimitilojen osalta on otettava huomioon myös asiakirjojen ja tietojen käsittely- ja säilytysvälineet (esim. tietojärjestelmät, tietoliikenneyhteydet, työasemat, tulostimet, muistit, ym.) riippumatta siitä, käsitelläänkö tietoja varsinaisesti ao. tilassa. Lukitus, lokitus ja valvonta ovat suojaamisessa tärkeitä tukitoimintoja.
  • Asiakirjojen tai tietojen suojaamiseen fyysisten lukituksen ja yleisen pääsynvalvonnan lisäksi tulee digitaalisten asiakirjojen tai tietojen osalta toteuttaa suunnitellusti (perustaminen, muutokset, valvonta, poistaminen):
    • Käyttäjähallinta
    • Käyttövaltuushallinta
    • Salausratkaisut, joissa henkilötietojen osalta myös tarvittaessa anonymisointi tai pseudonymisointi

Salassa pidettävien asiakirjojen tai tietojen osalta on varmistettava, että tietoja vastaanottaessa, käsiteltäessä, muodostettaessa ja mahdollisesti luovutettaessa taikka hävittäessä salassa pitämiselle asetetut tavoitteet ja toteutetut menetelmät eivät petä missään asiakirjojen tai tietojen elinkaaren vaiheessa. 

Artikkelin tiedot
Nimi Määritelmä: Asiakirjan käsittely
Yksilöivä tunniste 2.3
Julkaisupäivä 12.05.2017
Voimassaolon päättymispäivä Voimassa toistaiseksi
Lisätietoa antava viranomainen Valtiovarainministeriö
Muita tietoja