Määritelmä: Salassa pidettävä asiakirja

Tiedonhallintalaki 2 §: Salassa pidettävällä asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 5 §:ssä tarkoitettua viranomaisen asiakirjaa, joka mainitun lain tai muun lain mukaan on pidettävä salassa.


Salassa pidettävä asiakirja tai tiedot tarkoittaa säädösperusteista velvollisuutta huolehtia asiakirjojen tai tietojen suojaamisesta.

Yleinen säädösperusteinen periaate on, että viranomaisen asiakirjat ja niiden sisältämä tieto on julkista, ellei niitä ole säädösperusteisesti päätetty pitää salassa. Sekä julkisella sektorilla valmisteltavia keskeneräisiä asiakirjoja tietoineen että elinkeinoelämän toimijoilla tai näihin liittyen on runsaasti liikesalaisia tietoja joita ei ole tarkoitettu julkisesti käsiteltäväksi ilman perustetta – useimmiten myös näihin liittyy säädöksistä johdettava peruste.

Viranomaisen on luokiteltava salassa pidettävä tieto säädöksissä kuvattujen luokkien mukaan. Luokittelu voi perustua joko kansallisista tai kansainvälisistä tietoturvavaatimuksista perustuviin suojaamistarpeisiin.

Joissakin tapauksissa vain osa asiakirjassa olevista tiedoista on salassa pidettävää tai esimerkiksi yksi tai useampi asiakirjan liitteistä sisältää salassa pidettävää tietoa. Tällöin on selkeästi merkittävä salassapitoa kuvaavat luokat sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa oleviin asiakirjoihin ja tietoihin. Erityistä huolellisuutta tulee noudattaa niissä tapauksissa, jolloin esimerkiksi kansainvälisesti suojattavissa asiakirjoissa, asiakirjan eri osissa tai liitteissä sekä niihin sisältyvissä tiedoissa on eri luokkiin sijoittuvaa salattavaa tietoa.

Salassa pidettävien tietojen luokittelua (ja ylipäänsä tietojen luokittelutarvetta) suunnitellessaan, luodessa ja ohjeistusta päivittäessään viranomaisen tulee käydä vähintään seuraavat kysymykset läpi:

  • Mikä on viranomaisen toimiala ja sen erityispiirteet ja sidosryhmät, joilla voi olla vaikutusta tietojen käsittelyyn, suojaamistarpeeseen ja salaamiseen?
  • Mitä asiakirjoja ja tietoja viranomaisella on?
    • Viranomaisen itse luomat asiakirjat ja tiedot?
    • Viranomaisen vastaanottamat asiakirjat ja tiedot?
    • Viranomaisen valmistelussa olevat asiakirjat ja tiedot?
  • Miten asiakirjoja ja tietoja käsitellään?
    • Miltä osapuolilta ja millä tavoin asiakirjoja ja tietoja vastaanotetaan?
    • Mitä asiakirjoja ja tietoja käsitellään ja mihin perustuen?
    • Miten pitkään asiakirjoja ja tietoja säilytetään ja/tai milloin ne on hävitettävä?
    • Mille osapuolille ja millä tavoin asiakirjoja ja tietoja luovutetaan?
    • Miten asiakirjojen ja tietojen metatietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta huolehditaan ja miten varmistetaan?
    • Miten asiakirjojen ja tietojen metatietojen siirtymisestä (mm. luokittelu-, säilytys- ja hävittämissäännöt) siirtyvät mahdollisissa luovuttamistilanteissa sille taholle, jolle asiakirjoja tai tietoja siirretään?
  • Millaisia kansallisesti tai kansainvälisesti suojattavia ja salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja vastaanotetaan, käsitellään, luodaan ja/tai luovutetaan?
  • Miten varmistetaan, että salassa pidettävien tietojen luokittelu toteutetaan niin, että luokittelu, luokittelumerkinnät ja luokittelukäytäntöjen noudattaminen varmistetaan organisaatiossa?
  • Miten henkilötietojen osalta toimitaan?
    • Miten tunnistetaan henkilötiedot tietosuoja-asetuksen mukaan?
    • Miten henkilötietojen tietosuoja varmistetaan?
    • Miten henkilötietojen luovuttamisessa tai esimerkiksi rekisteröidylle tämän kyselyyn vastataan?

Salassa pidettävien asiakirjojen ja tietojen tunnistaminen ja oikea luokittelu on suunniteltava viranomaisen toiminnan luonteen huomioon ottavasti. Salassa pidettävien asiakirjojen ja tietojen luokittelu on tehtävä säädöksien vaatimuksiin perustuen. Luokittelussa ja sitä koskevassa ohjeistuksessa sekä menetelmissä on varmistettava yhtäältä se, että salassa pidettäviä asiakirjoja tai tietoja ei paljasteta ja tai luovuteta perusteetta, mutta toisaalta on varmistettava sekin, että ns. ”ylileimaamista” ei harjoiteta eli ilman säädösperusteita tietoja ei luokitella salassa pidettäviksi – riippumatta siitä, missä olomuodossa asiakirjat tai tiedot ovat. 

Artikkelin tiedot
Nimi Määritelmä: Salassa pidettävä asiakirja
Yksilöivä tunniste 2.2
Julkaisupäivä 12.05.2017
Voimassaolon päättymispäivä Voimassa toistaiseksi
Lisätietoa antava viranomainen Valtiovarainministeriö
Muita tietoja